Wyobraźmy sobie taką sytuację. Jest poniedziałek rano. Poczekalnia już tętni życiem, technik żongluje dwoma pacjentami, a ktoś zadaje pytanie, którego każdy właściciel kliniki po cichu się obawia: „Więc… czy obrazy się wyświetlają?”.
To jest prawdziwy moment wdrożenia Cloud PACS. Nie wątek e-mailowy. Nie rozmowa inicjująca. To pierwszy pacjent na żywo, pierwsze badanie, pierwszy raz, gdy Państwa zespół próbuje wykonać swoją pracę, w ogóle nie myśląc o systemie. Ponieważ taki jest cel, prawda? System PACS powinien być jak hydraulika. Użyteczny, niewidoczny i zauważalny tylko wtedy, gdy nie działa.
Jeśli wdrażają Państwo PostDICOM, ten przewodnik jest stworzony dla Państwa i dla rodzaju kliniki, która nie ma czasu na 42-stopniowy dokument wdrożeniowy. Chcą Państwo najważniejszych informacji, precyzji i planu, który ograniczy niespodzianki. Mimo to, bądźmy szczerzy, żadne wdrożenie (go-live) nie jest idealnie gładkie. Sukces polega na tym, aby przeszkody były małe i łatwe do naprawienia.
• Sukces wdrożenia to głównie przygotowanie, nie szczęście.
• Testowanie każdej modalności od początku do końca, a nie tylko jednej maszyny „wystarczająco dobrej”.
• Uprawnienia i zasady dotyczące informacji o pacjencie zapobiegają większości codziennych problemów.
• Szkolenie powinno odpowiadać rzeczywistym rolom, a nie ogólnym funkcjom.
• Plan awaryjny zamienia panikę w rutynową decyzję.
Dobra lista kontrolna wdrożenia jest jak kontrola przed lotem. Nie podziwiają Państwo samolotu. Potwierdzają Państwo, że nie zawiedzie na wysokości 10 000 metrów. Ta sama logika dotyczy Cloud PACS. PostDICOM zapewnia funkcjonalność systemu PACS opartego na chmurze do przesyłania, przechowywania, przeglądania, raportowania i udostępniania obrazów DICOM, więc Państwa lista kontrolna powinna skupiać się na podstawach, które sprawiają, że te działania są niezawodne w codziennej pracy kliniki.
Przede wszystkim należy skonfigurować środowisko tak, aby personel mógł faktycznie korzystać z systemu bez dzwonienia do Państwa co dziesięć minut. Brzmi to banalnie, jednak kliniki często przechodzą przez to w pośpiechu, ponieważ wydaje się to „pracą administracyjną”. Następnie nadchodzi dzień wdrożenia i odkrywają Państwo, że połowa zespołu nie ma dostępu do tego, czego potrzebuje.
Proszę zacząć od kont, ról i prostej struktury dostępu, która odpowiada sposobowi działania Państwa kliniki. Jeśli klinika ma jednego „superużytkownika”, jednego głównego technika i zmieniających się lekarzy, proszę odzwierciedlić to w uprawnieniach. Nie potrzebują Państwo skomplikowanej hierarchii, aby zachować bezpieczeństwo. Potrzebują Państwo jasności.
Każdy, kto musi pracować pierwszego dnia, może się zalogować i uzyskać dostęp do właściwych obszarów. Dostęp administratora jest ograniczony do osób, które naprawdę go potrzebują. Jeśli ktoś opuszcza klinikę, wiedzą Państwo dokładnie, w jaki sposób dostęp zostanie usunięty. Tego rodzaju dyscyplina jest również zgodna z powszechnymi oczekiwaniami HIPAA Security Rule w zakresie ochrony elektronicznych chronionych informacji zdrowotnych.
Łączność to obszar, w którym wdrożenia Cloud PACS albo przebiegają bez wysiłku, albo przypominają próbę faksowania burzy. Zasada jest prosta. Każda modalność generująca dane obrazowania musi niezawodnie wysyłać badania do miejsca docelowego, a miejsce docelowe musi je konsekwentnie przyjmować.
Zatem, proszę podłączyć każdą modalność, a nie tylko tę, którą przetestowali Państwo jako pierwszą. TK, MRI, RTG, USG, cokolwiek Państwo używają. Jeśli klinika korzysta z bramek, routerów lub węzłów wysyłających DICOM, należy włączyć je również do testów. DICOM istnieje z konkretnego powodu: interoperacyjności, spójności i wymiany informacji obrazowych klasy klinicznej.
Przetestowanie jednej modalności i ogłoszenie zwycięstwa jest kuszące. W ten sposób powstają również zgłoszenia o brakujących badaniach. Każda maszyna może mieć inne ustawienia DICOM, tytuły AE, porty lub zachowanie wysyłania. Proszę traktować je jak unikalne zwierzęta. Wszystkie potrzebują szybkiego sprawdzenia stanu zdrowia.
Dobrze, badanie dotarło. Teraz następuje część, której pacjenci nigdy nie widzą, ale na której klinicystom absolutnie zależy. Czy mogą je przeglądać szybko, wygodnie i za pomocą narzędzi, których faktycznie używają?
PostDICOM pozycjonuje swoją przeglądarkę i doświadczenie Cloud PACS wokół dostępu opartego na przeglądarce internetowej i zawiera przeglądarkę diagnostyczną z zaawansowanymi narzędziami, takimi jak MPR i renderowanie 3D, w zależności od konfiguracji i potrzeb.
Ale tu jest niuans. Większość klinik nie ponosi porażki przy wdrożeniu dlatego, że przeglądarka nie istnieje. Potykają się, ponieważ przepływ pracy na „ostatniej mili” jest toporny. Lekarz nie może znaleźć pacjenta. Układ jest mylący. Obraz ładuje się zbyt długo na biurowym WiFi. Właśnie tutaj należy testować jak prawdziwy człowiek, a nie jak wersja demonstracyjna.
Proszę otworzyć badania na urządzeniach, których faktycznie używa Państwa zespół, w tym na starszej stacji roboczej na końcu korytarza, do której nikt nie chce się przyznać, że jest wciąż w użyciu. Proszę testować w typowych warunkach sieciowych, a nie o północy, gdy wszystko jest ciche. Jeśli zdalny opis badań jest ważny dla Państwa kliniki, proszę przetestować dostęp zdalny z rzeczywistej lokalizacji, a nie z biurka IT.
Informacje o pacjencie są nudne, dopóki nie staną się chaosem. Wtedy stają się jedynym tematem, o którym wszyscy chcą rozmawiać.
Przepływy pracy Cloud PACS zależą od szybkiego znalezienia właściwego pacjenta i właściwego badania. Jeśli nazwiska i identyfikatory są wprowadzane niespójnie, wyniki wyszukiwania stają się nieuporządkowane, pojawiają się duplikaty, a personel traci czas. Nie jest to efektowny problem, ale jest jednym z najkosztowniejszych w codziennych zmaganiach.
 - Created by PostDICOM.jpg)
Proszę ustalić prostą zasadę dotyczącą identyfikatorów pacjentów. Na przykład, zawsze używać tego samego formatu nazwisk, unikać przypadkowych inicjałów drugiego imienia i potwierdzić, w jaki sposób klinika obsługuje numery MRN lub wewnętrzne identyfikatory. Jeśli klinika czasami otrzymuje skierowania z niepełnymi danymi demograficznymi, proszę stworzyć szybką regułę dla recepcji dotyczącą ich obsługi, aby nie musieli Państwo wymyślać koła na nowo dla każdego pacjenta.
Proszę napisać jedoakapitową zasadę dotyczącą nazewnictwa pacjentów i identyfikatorów, a następnie przeszkolić w tym zakresie wszystkich pracowników. To nie przesada. To ochrona przed powolnym sączeniem się zamieszania, które sprawia, że personel mówi: „System jest irytujący”, podczas gdy prawdziwym winowajcą jest niespójne wprowadzanie danych.
Szkolenie to miejsce, w którym dobre intencje umierają, jeśli uczynią je Państwo zbyt szerokim. Najlepsze szkolenie jest krótkie, oparte na rolach i praktyczne. Ludzie nie chcą wycieczki po funkcjach. Chcą wiedzieć, jak wykonywać swoją pracę w nowym świecie.
Zatem, proszę szkolić według ról.
Technolodzy powinni nauczyć się, jak potwierdzić wysłanie, jak zauważyć nieudany transfer i co zrobić, jeśli badanie nie dotarło. Lekarze powinni nauczyć się wyszukiwać, otwierać, porównywać i udostępniać. Personel administracyjny powinien poznać podstawy obsługi użytkowników i prawidłowego kierowania pytań.
Materiały szkoleniowe powinny być proste. Jednostronicowy szybki przewodnik jest lepszy niż 40-stronicowa instrukcja. Proszę dodać zrzuty ekranu, jeśli chcą Państwo, ale zachować zwięzłość. Gdy personel jest zajęty, krótka forma wygrywa.
Dzień wdrożenia powinien sprawiać wrażenie kontrolowanego, a nie bohaterskiego. Bohaterskie wdrożenia są fajne w opowieściach, ale straszne w klinikach.
Proszę wybrać godzinę rozpoczęcia, która ma sens. Jeśli klinika może rozpocząć pracę w spokojniejszym oknie czasowym, proszę to zrobić. Następnie proszę zacząć od jednego prawdziwego przypadku pacjenta i prześledzić cały łańcuch: akwizycja, wysłanie, odbiór, przeglądanie. Jeśli ten przypadek jest czysty, proszę iść naprzód. Jeśli nie, proszę zatrzymać się i naprawić problem, zanim wzrośnie wolumen.
Proszę zacząć od szybkiej odprawy. Potwierdzić, kto obserwuje system, kto wspiera personel i gdzie zgłaszane są problemy. Następnie prowadzić wspólną listę problemów, nawet jeśli jest to tylko prosty arkusz kalkulacyjny. Problemy wydają się mniejsze, gdy mają swoje miejsce.
Porozmawiajmy o rzeczy, której nikt nie ma nadziei potrzebować. O planie awaryjnym.
Plan awaryjny to nie pesymizm. To profesjonalizm.
Jeśli modalność nie wyśle danych, co się dzieje? Czy można wysłać ponownie? Czy można tymczasowo zapisać lokalnie? Kto decyduje o kolejnym kroku? Jeśli internet przestanie działać, jaka jest procedura na czas przestoju? Jeśli pracownik niespodziewanie straci dostęp, kto go przywraca i jak szybko?
Liczy się tu również bezpieczeństwo. Kliniki obsługujące elektroniczne informacje zdrowotne powinny mieć wdrożone rozsądne zabezpieczenia i plany reakcji. Materiały wytyczne HIPAA Security Rule są solidnym punktem odniesienia do myślenia o zabezpieczeniach i gotowości na incydenty.
Proszę zachować zwięzłość. Jedna strona wystarczy. Proszę uwzględnić wyzwalacze, działania i właścicieli. W momencie, gdy staje się to powieścią, nikt tego nie czyta.
Większość problemów z wdrożeniem Cloud PACS nie jest tajemnicza. Są przewidywalne.
Jednym z częstych błędów jest niedostateczne testowanie. Innym jest zakładanie, że personel „sam to ogarnie”. Ogarną, ale wymyślą też nawyki, które później trzeba będzie odkręcać. Jest też ślepy punkt bezpieczeństwa: traktowanie cyberbezpieczeństwa jako problemu szpitala, a nie kliniki. W rzeczywistości każda organizacja obsługująca dane zdrowotne korzysta z uporządkowanego myślenia o cyberbezpieczeństwie, a NIST Cybersecurity Framework jest szeroko stosowany jako praktyczny sposób na zorganizowanie tego myślenia.
Wreszcie, kliniki czasami pomijają zarządzanie (governance). Kto jest właścicielem systemu po wdrożeniu? Kto zatwierdza zmiany? Kto kwartalnie przegląda dostęp użytkowników? Bez tych odpowiedzi system powoli dryfuje w kierunku „każdy ma dostęp do wszystkiego”, co wydaje się wygodne, dopóki nie stanie się problemem.
Jeśli chcą Państwo najgładszej ścieżki, proszę traktować wdrożenie jako krótki projekt z wyraźną linią mety, a okres powdrożeniowy jako rutynę z lekką, bieżącą konserwacją.
W przypadku małej kliniki z kilkoma modalnościami konfiguracja techniczna i testy często mogą zostać wykonane w ciągu kilku dni, ale rzeczywisty czas zależy od łączności, złożoności przepływu pracy i szybkości szkolenia personelu. Jeśli w grę wchodzą integracje, należy spodziewać się dłuższego czasu.
Minimum to wysłanie badania testowego z każdej modalności, potwierdzenie jego dotarcia, potwierdzenie jego otwarcia i potwierdzenie, że klinicysta może je znaleźć, używając normalnych nawyków wyszukiwania. Jeśli testują Państwo tylko jedną maszynę, w zasadzie Państwo zgadują.
Należy ograniczyć dostęp administratora do najmniejszej rozsądnej grupy, zwykle właściciela lub menedżera oraz jednej zaufanej osoby kierującej operacjami. Wszyscy inni powinni mieć dostęp odpowiedni do roli. Jest to zgodne z rozsądnymi praktykami zarządzania dostępem i szerszymi oczekiwaniami bezpieczeństwa w stylu HIPAA.
Większość problemów z brakującymi badaniami wynika z ustawień routingu, nieprawidłowej konfiguracji modalności, niestabilności sieci lub niespójnych identyfikatorów pacjentów. Naprawa jest zwykle prosta, gdy już wiadomo, z którą z tych kategorii mamy do czynienia.
Nie muszą Państwo stawać się ekspertami DICOM, ale powinni szanować fakt, że DICOM jest standardem, który czyni wymianę obrazowania medycznego interoperacyjną. Gdy pojawiają się problemy, szczegóły konfiguracji DICOM są często miejscem, w którym znajduje się odpowiedź.
Wdrożenie Cloud PACS nie potrzebuje dramatu. Potrzebuje struktury.
Jeśli Państwa zespół może się zalogować, wysyłać badania, znaleźć właściwego pacjenta, wygodnie otwierać obrazy i kontynuować pracę nawet w przypadku czkawki, są Państwo w świetnej formie. Reszta to dopracowywanie, a dopracowywanie jest o wiele przyjemniejsze, gdy nie są Państwo w trybie przetrwania.
Chcą Państwo, aby ktoś rzucił okiem, zanim przełączą Państwo włącznik? Cloud PACS od PostDICOM jest zbudowany wokół bezpiecznego przesyłania, przechowywania, przeglądania i udostępniania, a nadzorowany przegląd wdrożeniowy może pomóc potwierdzić specyficzne dla kliniki szczegóły, których nie chcą Państwo odkrywać w pracowity poranek.
Proszę zamówić sesję demonstracyjną PostDICOM i otrzymać prostą, gotową dla kliniki listę kontrolną dostosowaną do Państwa modalności i przepływu pracy.
|
Cloud PACS i przeglądarka DICOM onlinePrzesyłanie obrazów DICOM i dokumentów klinicznych na serwery PostDICOM. Przechowywanie, przeglądanie, współpraca i udostępnianie plików obrazowania medycznego. |
