Sind wir wirklich HIPAA-konform oder vertrauen wir einfach Marketingversprechen? Ein Cloud-PACS fühlt sich modern und effizient an, doch eine einzige übersehene Einstellung kann jahrelanges Vertrauen der Patienten zunichte machen.
Diese Checkliste richtet sich an Menschen, die mit diesen Spannungen leben. Vielleicht leiten Sie Radiologie, verwalten die IT oder besitzen eine wachsende Klinik, die PostDicom zum Speichern und Ansehen von Studien verwendet. Sie wollen keine vage Bestätigung. Sie wollen konkrete Fragen, die Sie Ihrem Team stellen und sagen können, lassen Sie uns diese ehrlich beantworten.
Viele Leute geben etwas wie „HIPAA-Compliance-Checkliste für kostenlose Cloud-PACS-Cloud-Dienste“ in eine Suchleiste ein und hoffen, dass ein perfektes Formular angezeigt wird. Keine einzelne Vorlage kann die Einhaltung der Vorschriften garantieren, aber ein gezielter Fragenkatalog kann Ihnen helfen, ein Programm zu finden, das von den Aufsichtsbehörden als seriös eingestuft wird.
Behandeln Sie dies als eine erläuternde Version einer HIPAA-Compliance-Checkliste im PDF-Format. Kopieren Sie die passenden Fragen, passen Sie sie an Ihre eigene Situation an und behalten Sie sie bei Ihrer Risikobewertung bei.
Bevor Sie die Verschlüsselungseinstellungen oder Zugriffsprotokolle überprüfen, müssen Sie wissen, wer Sie gemäß HIPAA sind und wohin elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen tatsächlich übertragen werden.
Wenn Sie eine Klinik, ein Krankenhaus oder ein Zentrum für Bildgebung sind, gehören Sie mit ziemlicher Sicherheit zu den versicherten Einrichtungen. Wenn Sie Bilder für andere verarbeiten, können Sie auch als Geschäftspartner auftreten. Die Sicherheitsregel gilt in beiden Fällen, Ihre Verträge und Unterlagen ändern sich jedoch mit Ihrer Rolle. Haben wir klar aufgezeichnet, welche Rolle wir in den einzelnen Geschäftsbereichen spielen? Wenn wir in den Bereichen Recht, Compliance und Betrieb beschrieben werden, verwenden sie dann alle dieselben Wörter? Wenn nicht, steht Ihre Beziehung zu einem Cloud-PACS-Anbieter bereits auf wackeligen Beinen.
Gehen Sie eine einzelne Studie vom Scanner zum Archiv. Wo landet es zuerst? Welche Gateways, Viewer und Cloud-Endpunkte kommen damit in Berührung? Wenn PostDicom die Studie speichert, wer kann sie erreichen, von welchen Standorten und nach welchen Anmeldeschritten? Haben wir ein aktuelles Diagramm, das zeigt, wie Bilder in unser Cloud-PACS gelangen und wieder herauskommen, einschließlich Lehrbibliotheken und Exporten? Sind temporäre Speicherorte wie Workstation-Caches, Mobilgeräte oder heruntergeladene ZIP-Dateien Teil dieses Bildes, oder tun wir so, als ob sie nicht existieren?
In der offiziellen Zusammenfassung der Sicherheitsregeln durch das HHS wird betont, zu verstehen, wo elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen erstellt, empfangen, verwaltet und übertragen werden, da die Sicherheitsvorkehrungen all diese Punkte abdecken müssen, nicht nur das Hauptarchiv.
Die Aufsichtsbehörden sind flexibel in Bezug auf Instrumente und in einer Sache streng. Sie müssen eine Risikoanalyse durchführen und sie aktualisieren, wenn sich Systeme ändern. NIST SP 800 66, das die Sicherheitsregel in praktische Schritte umsetzt, stellt die Risikoanalyse in den Mittelpunkt eines konformen Programms.
Schneller Selbstcheck:
Haben wir konkrete Bedrohungen für unser Cloud-PACS identifiziert, wie Fehlkonfigurationen, gestohlene Zugangsdaten und Ausfälle von Anbietern, und diese aufgeschrieben? Ordnen wir diese Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung ein und verknüpfen wir sie mit bestimmten Kontrollen, oder führen wir einfach eine statische Liste zur Veranschaulichung?
Beziehen sich unsere schriftlichen Verfahren für die Zugriffskontrolle, die erforderliche Mindestnutzung und die Reaktion auf Vorfälle ausdrücklich auf unsere Cloud-PACS- und Image-Sharing-Workflows? Wenn ein Technologe Bilder mit einem externen Arzt teilen möchte, kann er dann die bewährte Methode beschreiben, bei der PostDicom verwendet wird, oder greift er stillschweigend auf Ad-hoc-Tools und persönliche E-Mails zurück? Wenn Richtlinien, Schulungen und alltägliche Gewohnheiten aufeinander abgestimmt sind, verstärken die Entscheidungen der Mitarbeiter die Einhaltung der Vorschriften, anstatt sie stillschweigend zu untergraben.
Jeder Cloud-Dienst, der elektronische geschützte Gesundheitsinformationen für Sie speichert oder überträgt, muss eine Geschäftspartnervereinbarung unterzeichnen. HHS veröffentlicht Cloud-spezifische Leitlinien, in denen erklärt wird, was abgedeckt werden sollte, wenn Sie sich auf Cloud-Anbieter verlassen. HHS HIPAA-Leitfaden für Cloud-Computing (HHS). Sind in Ihrer Vereinbarung mit PostDicom die Sicherheitsverpflichtungen, die Fristen für die Meldung von Verstößen und die Art und Weise festgelegt, wie Daten bei Vertragsbeendigung zurückgegeben oder gelöscht werden? Gibt es Konflikte zwischen dieser Vereinbarung und irgendwelchen Standardnutzungsbedingungen oder Service Level Agreements, die bei einem Vorfall für Verwirrung sorgen könnten?
Cloud-PACS-Plattformen bieten in der Regel Verschlüsselung bei der Übertragung, Verschlüsselung im Ruhezustand und rollenbasierte Zugriffskontrolle. PostDicom ist so konzipiert, dass es HIPAA- und DSGVO-konform ist. Die Daten werden verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Das ist ein guter Ausgangspunkt, aber die Konfiguration liegt in Ihrer Verantwortung. Sind alle Verbindungen zum PACS auf sichere Protokolle beschränkt und sind ältere Schnittstellen oder Testschnittstellen vollständig deaktiviert? Verwenden privilegierte Konten eine starke Authentifizierung, idealerweise eine Multifaktor-Authentifizierung, und sperren Sie den Zugriff umgehend, wenn jemand die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt? Wie viele Konten gibt es noch für Personen, die nicht mehr mit Ihnen zusammenarbeiten, nur weil niemand die Offboarding-Checkliste besitzt?
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Cloud-PACS-Systeme können sehr gut protokollieren. Das Problem ist nicht ein Mangel an Daten. Es ist ein Mangel an Aufmerksamkeit. Können Sie sehen, wer eine Studie angesehen, heruntergeladen oder geteilt hat und von welchem Gerät oder Netzwerk aus sie dies getan haben? Senden Sie die erforderlichen Protokolle an eine zentrale Überwachungsplattform oder werden sie nur in der Anbieterkonsole gespeichert, bis etwas schief geht? Wenn Sie eine einfache Zugangsfrage für eine bestimmte Studie nicht beantworten können, werden Sie Schwierigkeiten haben, auf Patientenbeschwerden oder behördliche Anfragen überzeugend zu antworten.
Zwischenfälle sind ohne Improvisation stressig genug. Stellen Sie sich vor, ein Technologe teilt versehentlich eine Studie mit dem falschen Arzt oder ein Laptop mit zwischengespeicherten Bildern wird aus einem Auto gestohlen. Weiß in diesem Moment jeder, was zu tun ist? Ihre interne HIPAA-Compliance-Checkliste im PDF-Format sollte mindestens drei Antworten enthalten. Wer leitet die Untersuchung und wen muss informiert werden? Welche Systeme und Protokolle müssen überprüft werden, um den Umfang des Vorfalls zu ermitteln? Wie entscheiden Sie, ob es sich bei dem Ereignis um einen meldepflichtigen Verstoß handelt, und wie funktioniert die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Patienten, falls dies der Fall ist?
Inzwischen sollte klar sein, dass es bei einer seriösen HIPAA-Compliance-Checkliste für Cloud-PACS weniger darum geht, Kästchen anzukreuzen, sondern eher darum, gezielte Fragen zu stellen. Es ist verlockend, sich ausschließlich auf Behauptungen von Anbietern zu verlassen, doch die Aufsichtsbehörden erwarten von Ihnen, dass Sie nachweisen, wie sich diese Behauptungen in Ihrer eigenen Umgebung in Richtlinien, Kontrollen und Nachweisen niederschlagen.
Sie können die obigen Abschnitte in eine einfache Tabelle umwandeln, sie als HIPAA-Compliance-Checkliste als PDF für den internen Gebrauch exportieren und sie jedes Jahr zusammen mit Ihrer Risikoanalyse überprüfen.
Für Teams, die PostDicom verwenden, ist die gute Nachricht, dass die Plattform erschwingliches Cloud-PACS, sicheren Cloud-Speicher und einen webbasierten DICOM-Viewer an einem Ort vereint und großzügigen Startplatz für neue Benutzer bietet. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit der Pflege alter lokaler Server verbringen und mehr Zeit damit verbringen können, eine klare, vertretbare Compliance-Story rund um einen modernen Cloud-Dienst aufzubauen.
Am Ende ist die zentrale Frage einfach. Wenn das folgende Auditschreiben eintrifft, würden Sie lieber Posteingänge und alte Besprechungsnotizen durchforsten oder in aller Ruhe ein Dokument öffnen, das genau zeigt, wie Ihr Cloud-PACS elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen schützt? Die Arbeit, die Sie heute in diese Checkliste investieren, entscheidet darüber, welche dieser Geschichten Sie erzählen dürfen.
