Sommes-nous réellement conformes à la loi HIPAA ou faisons-nous simplement confiance aux promesses marketing ? Un PACS dans le cloud semble moderne et efficace, mais un seul paramètre négligé peut anéantir la confiance des patients pendant des années.
Cette liste de contrôle est destinée aux personnes qui vivent avec cette tension. Peut-être dirigez-vous la radiologie, gérez-vous l'informatique ou possédez-vous une clinique en pleine croissance qui utilise PostDicom pour stocker et consulter des études. Vous ne voulez pas être rassuré de façon vague. Vous voulez poser des questions concrètes à votre équipe et leur dire : « Laissez-nous y répondre honnêtement ».
De nombreuses personnes saisissent quelque chose comme « Liste de contrôle de conformité HIPAA pour les services cloud PACS cloud gratuits » dans une barre de recherche en espérant qu'un formulaire parfait apparaisse. Aucun modèle ne peut garantir la conformité, mais un ensemble de questions ciblées peut vous orienter vers un programme que les régulateurs reconnaîtront comme sérieux.
Traitez-le comme une version narrative d'une liste de contrôle de conformité à la loi HIPAA au format PDF. Copiez les questions qui vous conviennent, adaptez-les à votre contexte et conservez-les dans votre évaluation des risques.
Avant d'inspecter les paramètres de cryptage ou les journaux d'accès, vous devez savoir qui vous êtes en vertu de la loi HIPAA et où transitent réellement les informations de santé électroniques protégées.
Si vous êtes une clinique, un hôpital ou un centre d'imagerie, vous êtes certainement une entité couverte. Si vous traitez des images pour d'autres personnes, vous pouvez également agir en tant que partenaire commercial. La règle de sécurité s'applique dans les deux cas, mais vos contrats et votre documentation changent en fonction de votre rôle. Avons-nous clairement défini le rôle que nous jouons dans chaque secteur d'activité ? Lorsque le droit, la conformité et les opérations nous décrivent, utilisent-ils tous les mêmes mots ? Si ce n'est pas le cas, votre relation avec n'importe quel fournisseur de PACS cloud repose déjà sur des bases précaires.
Parcourez une seule étude, du scanner à l'archive. Où atterrit-il en premier ? Quels sont les passerelles, les spectateurs et les points de terminaison cloud qui le touchent ? Lorsque PostDicom stocke cette étude, qui peut y accéder, depuis quels endroits et après quelles étapes de connexion ? Disposons-nous d'un schéma actuel montrant comment les images sont transférées dans notre cloud PACS et en ressortent, y compris les bibliothèques pédagogiques et les exportations ? Les emplacements de stockage temporaires tels que les caches des stations de travail, les appareils mobiles ou les fichiers ZIP téléchargés font-ils partie de cette image, ou prétendons-nous qu'ils n'existent pas ?
Le résumé officiel de la règle de sécurité du HHS met l'accent sur la compréhension de l'endroit où les informations de santé électroniques protégées sont créées, reçues, conservées et transmises, car les garanties doivent couvrir tous ces points, et pas seulement les archives principales.
Les régulateurs sont flexibles en ce qui concerne les outils et stricts sur un point. Vous devez effectuer une analyse des risques et la mettre à jour à mesure que les systèmes évoluent. Le NIST SP 800 66, qui traduit la règle de sécurité en étapes pratiques, place l'analyse des risques au cœur d'un programme conforme.
Auto-contrôle rapide :
Avons-nous identifié des menaces concrètes pesant sur notre PACS cloud, telles que des erreurs de configuration, des informations d'identification volées et des pannes de fournisseurs, et les avons-nous notées ? Devons-nous classer ces risques en fonction de leur probabilité et de leur impact et les associer à des contrôles spécifiques, ou gardons-nous simplement une liste statique pour le montrer ?
Nos procédures écrites relatives au contrôle d'accès, à l'utilisation minimale requise et à la réponse aux incidents traitent-elles explicitement de nos flux de travail PACS et de partage d'images dans le cloud ? Si un technologue souhaite partager des images avec un médecin externe, peut-il décrire la méthode approuvée qui utilise PostDicom, ou se rabattre discrètement sur des outils ad hoc et des e-mails personnels ? Lorsque les politiques, la formation et les habitudes quotidiennes s'harmonisent, les décisions du personnel commencent à renforcer la conformité au lieu de la compromettre discrètement.
Tout service cloud qui stocke ou transmet des informations de santé électroniques protégées pour vous doit signer un accord de partenariat commercial. Le HHS publie des directives spécifiques au cloud qui expliquent ce qui doit être couvert lorsque vous faites appel à des fournisseurs de cloud. Guide HHS HIPAA sur le cloud computing (HHS). Votre contrat avec PostDicom précise-t-il les responsabilités en matière de sécurité, les délais de notification des violations et la manière dont les données seront renvoyées ou supprimées en cas de résiliation du contrat ? Existe-t-il des conflits entre cet accord et des conditions de service standard ou des accords de niveau de service susceptibles de créer de la confusion lors d'un incident ?
Les plateformes cloud PACS fournissent généralement un chiffrement en transit, un cryptage au repos et un contrôle d'accès basé sur les rôles. PostDicom est conçu pour être conforme à l'HIPAA et au RGPD, avec des données cryptées et protégées contre tout accès non autorisé. C'est un bon point de départ, mais la configuration reste de votre responsabilité. Toutes les connexions au PACS sont-elles limitées à des protocoles sécurisés et les interfaces existantes ou de test sont-elles totalement désactivées ? Les comptes privilégiés utilisent-ils une authentification forte, idéalement multifactorielle, et supprimez-vous l'accès rapidement lorsque quelqu'un change de rôle ou quitte son poste ? Combien de comptes existent encore pour les personnes qui ne travaillent plus avec vous simplement parce que personne n'est propriétaire de la liste de contrôle d'offboarding ?
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Les systèmes Cloud PACS sont très efficaces pour la journalisation. Le problème n'est pas le manque de données. C'est un manque d'attention. Pouvez-vous savoir qui a consulté, téléchargé ou partagé une étude, et depuis quel appareil ou réseau ils l'ont fait ? Envoyez-vous les journaux nécessaires à une plateforme de surveillance centrale, ou sont-ils stockés uniquement dans la console du fournisseur jusqu'à ce que quelque chose se passe mal ? Si vous ne pouvez pas répondre à une simple question d'accès pour une étude spécifique, vous aurez du mal à répondre de manière convaincante aux plaintes des patients ou aux demandes des autorités réglementaires.
Les incidents sont suffisamment stressants sans improvisation. Imaginez qu'un technologue partage accidentellement une étude avec le mauvais médecin, ou qu'un ordinateur portable contenant des images mises en cache soit volé dans une voiture. À ce moment-là, est-ce que tout le monde sait quoi faire ? Votre liste de contrôle interne de conformité HIPAA PDF doit contenir au moins trois réponses. Qui dirige l'enquête et qui doit être informé. Quels systèmes et journaux doivent être revus pour comprendre la portée de l'événement ? Comment déterminez-vous si l'événement constitue une violation à signaler et comment fonctionnera la communication avec les régulateurs et les patients si tel est le cas ?
À l'heure actuelle, il devrait être clair qu'une liste de contrôle de conformité sérieuse à la HIPAA pour le cloud PACS consiste moins à cocher des cases qu'à poser des questions pointues. Il est tentant de se fier uniquement aux déclarations des fournisseurs, mais les régulateurs attendent de vous que vous démontriez comment ces allégations se traduisent en politiques, en contrôles et en preuves dans votre propre environnement.
Vous pouvez transformer les sections ci-dessus en un simple tableau, l'exporter sous forme de liste de contrôle de conformité HIPAA au format PDF pour un usage interne et l'examiner en même temps que votre analyse des risques chaque année.
Pour les équipes qui utilisent PostDICOM, la bonne nouvelle est que la plateforme réunit en un seul endroit un PACS cloud abordable, un stockage cloud sécurisé et un visualiseur DICOM basé sur le Web, avec un espace de démarrage généreux pour les nouveaux utilisateurs. Cela signifie que vous pouvez passer moins de temps à entretenir d'anciens serveurs locaux et plus de temps à élaborer un scénario de conformité clair et défendable autour d'un service cloud moderne.
Au final, la question centrale est simple. Lorsque la lettre d'audit suivante arrivera, préférez-vous parcourir les boîtes de réception et les anciennes notes de réunion, ou ouvrir calmement un document qui montre exactement comment votre PACS cloud protège les informations de santé électroniques protégées ? Le travail que vous investissez dans cette liste de contrôle aujourd'hui détermine laquelle de ces histoires vous allez raconter.
